标题：内部资料和公开资料下载｜诠释解析落实

　　发文单位：信息资源管理办公室
发文日期：2023年11月10日
文 号：XX〔2023〕09号
机密等级：普通
紧急程度：○○
是否流转：是

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正文：

　　各单位、部门：

　　为进一步加强我办资料的使用和管理，规范业务流程，确保工作顺利进行，同时保障数据安全和知识产权，经研究决定，对内部资料和公开资料的管理实行内部统一下载、外部审慎下载的管理模式。根据上级有关精神，结合本单位实际，制定本规范。现将有关事项通知如下：

　　一、加强对内部资料和公开资料的管理

　　1.明确资料的用户范围。内部资料只可供本单位及下属单位内部使用，不得对外提供或传播，未经允许也不得用于任何商业、技术等应用场景。公开资料虽然可在适当的公开场合使用，但也要严格控制知悉人员范围，防止盗用和滥用，确保公私兼顾。

　　2.实行双重名单管理。对内部资料，实行“仅限使用人员”名单制管理；对公开资料，实行“备案使用人员”名单制管理。“仅限使用人员”和“备案使用人员”名单不得随意更改，确需调整的，应按程序报请本部门内负责人审批。

　　3.全程留痕管理。内部资料和公开资料的收集、转送和使用全过程要建立留档资料，确保随时可倒查追溯。

　　二、做好内部资料的登记、存取、传输、销毁等工作

　　4.人员登记。使用内部资料的负责人要向信息资源管理办公室提出书面申请，并填写内部资料申请表。工作人员经审查符合使用条件的，要在电子登记册上予以登记，约定资料使用期限、存放地点等。

　　使用公开资料的，由使用部门负责人负责登记备案，并向信息资源管理办公室报备。未经备案的资料不得使用。各部门在资料使用过程中应做好记录，资料使用结束后要及时总结。

　　5.资料存取。内部资料和公开资料移交时，填写内部资料登记清单（附件1）或公开资料登记清单（附件2），经登记人、使用人、审核人在联络单上分项签字确认后存档。

　　资料存储地点要进行分门别类，专人专管，保证资料安全。内部资料办公室要设置资料专用保管柜。公开资料不建议存放过长时间，请保管一周内退还信息资源管理办公室。

　　6.资料传输。内部资料应统一使用XX（例如：www.baidu.com），确有必要以硬盘等存储介质传输的，应经部门内部负责人同意。

　　7.资料销毁。内部资料使用完毕应及时返回信息资源管理办公室。确因工作需要保密销毁的，经工作人员同意后可予以销毁。

　　三、做好资料信息的保密工作

　　8.做好信息保密。资料使用人应严格执行保密管理制度，加强工作人员岗前保密指导培训，并签署保密承诺书。有失泄密风险的资料应采取断供互联网、禁用复印机、更换工作电脑、手机等全局脱密手段。

　　9.避免便利性与目的性不匹配。在日常工作中，应坚持非必要不打印的原则，原则上只能通过电脑查看资料，确需打印的要经本单位负责人审批同意后，到信息资源管理办公室按程序办理。

　　10.拷贝资料防“泄密”。要防止扫描件或复印件泄密，任何人不得私自对内部和公开资料进行扫描、复印、拍照等。确需进行扫描或复印工作的，要向办公室工作人员预先申请，并在工作人员现场监督下使用。

　　11.加强手机等移动终端管理。为确保资料信息安全，应尽量避免在移动终端上储存、处理和传输资料信息。确有必要的，应进行脱密处理。

　　12.杜绝私人电脑存储资料。在日常工作中，未经允许，一律不能将资料信息存放私人电脑、U盘等介质。一经发现，依法依规严肃处理。

　　四、保障资料下载渠道的畅通和规范

　　13.坚持高效便捷化和信息安全化。在开展调研、座谈等活动时，要优先保证信息资源管理办公室工作人员现场服务，动态传输更新资料数据。对在线可查的资料信息，可直接通过XX（例如：www.baidu.com）发送链接地址。

　　14.强化下载巡查。办公室工作人员要严格按照工作流程，定时登录XX（例如：www.baidu.com），仔细审核申请材料是否齐全、联系方式是否真实、身份资质是否相符等，及时做好资料信息的下载提供工作。

　　15.加强权限管理。信息资源管理办公室需给每一个工作部门授予一定的权限，按需下载资料。未经允许，不得跨越职能范围下载资料信息。

　　16.与第三方进行合作。信息资源管理办公室可与图书馆、档案馆等相关第三方机构开展合作，由第三方机构进行资料信息下载服务。

　　五、其他事项

　　17.强化预警意识。在日常工作中，要加大日常工作安全提示力度，将安全教育与业务培训两项内容更好地结合起来。

　　18.加强网络安全。要树立网络安全意识，落实网络安全责任制，不触及网络信息安全红线。对于非法获取、盗用其他组织使用资料信息的行为，要严厉打击，严肃处理。

　　19.加强部门协作。信息资源管理办公室要积极会同相关工作部门，实现内部资料使用管理的无缝对接，保障资料信息服务质效。

　　20.加强研究总结。信息资源管理办公室要切实做好内部资料使用管理工作，努力摸索规律、总结经验做法，在今后的工作中针对性地进行完善。

　　综上所述，希望各部门严格按照规范执行各项规定，加强单位之间的协调配合，确保内部资料和公开资料使用的安全、合规和保密。

　　附件：1.内部资料登记清单
2.公开资料登记清单

　　抄送：XX部门

　　（联系人：XX，联系电话：XXXX-XXXXXXX）
信息资源管理办公室办公室
2023年11月10日印发